记录交易
有了复杂的会计软件和廉价的计算机，大多数企业将交易手动输入日记帐，然后过帐到总账账户和明细账账户已不再实用。如今，QuickBooks* 等软件将更新相关帐户，并以最少的数据输入提供更多信息。
*QuickBooks 是 Intuit Inc. 的注册商标。AccountingCoach LLC 不隶属于 Intuit Inc.，并且不从 Intuit 获得任何关联营销佣金。
在本节中，我们将重点介绍会计软件如何捕获财务交易，然后自动更新总账并存储信息以供管理层将来使用。
应付账款
当会计软件用于输入从供应商收到的发票（供应商发票）时，该软件将更新应付账款，并要求也输入应借记的一个或多个帐户。会计软件的供应商文件还允许公司准备采购订单、接收票据并支付供应商的发票。
公司应该有内部控制，以便只记录和支付合法的发票。
开支票
当使用会计软件开支票时，软件会自动记入现金账户，并要求指定另一个账户进行借记。另一个好处是金额将以电子方式移动，账户余额将自动快速准确地计算。
同样，公司应该有内部控制，以确保只处理合法的付款。
赊销销售
当会计软件用于为赊购的客户准备销售发票时，客户的详细信息将被更新，总分类账账户销售额将被记入贷方，总账账户应收账款将被借记。只需单击一个按钮，即可打印每个客户的报表和所有应收账款的账龄。
工资单
财务交易的另一个来源是公司的工资单。虽然许多公司在其会计软件上处理工资单，但其他公司选择将工资单外包给 ADP、Paychex、Intuit 或本地公司等公司。
银行对账
银行对账的目的是确保财务报表报告正确的现金金额和任何相关账户的适当金额（因为每笔交易至少影响两个账户）。
银行对账流程包括：
- 比较以下金额
- 银行对账单上的余额
- 公司总账账户中的余额。（帐户名称可能是现金支票。）
- 确定 1 所示金额差异的原因。
银行余额与总账账面余额出现差异的常见原因有：
- 未结支票（已开立但尚未结清银行的支票）
- 在途存款（尚未存入银行的公司收据）
- 银行服务费和其他银行费用
- 检查打印费用
- 在公司总账中输入金额时出错
未结清的支票和在途存款不涉及公司或银行的错误。由于这些项目已经记录在公司的帐户中，因此不需要对公司的总分类帐帐户进行额外的分录。
银行收费、支票打印费和公司账目中的错误确实需要公司进行会计分录。公司应在编制财务报表之前进行分录，因为至少有两个账户的余额不正确（由于复式会计）。以下是银行对账单上列出的银行服务费条目：
如果对账显示公司的现金账户中记录了不正确的金额，那么更正错误的最简单方法可能是删除不正确的金额，然后输入正确的金额。
会计软件可能包含核对银行对账单的功能。
