工资会计简介
这是一个商业事实——如果一家公司有员工，它就必须考虑工资和附加福利。
在这个工资核算的解释中，我们将讨论以下与工资相关的项目：
- 工资总额、工资、奖金、佣金和加班费
- 从员工总工资中预扣的工资税
- 未向雇员预扣的工资税，属于雇主的支出
- 假期、假期和病假的雇主带薪休假
- 其他雇主费用，包括工人赔偿保险、医疗保险等
将显示按小时支付的员工和受薪员工的几个支付周期的样本日记帐分录。
讨论的许多项目都受联邦和州政府法规以及劳动合同和公司政策的约束。
注：当公司的财务报表采用权责发生制编制时，必须报告公司员工已赚取的所有工资（包括薪金、佣金、奖金等）。这通常需要一个应计调整分录，以便公司的资产负债表报告员工已赚取但截至会计期间最后时刻尚未支付的工资的当前负债。
另一方面，公司必须向美国国税局 (IRS) 报告其支付给员工的金额。（原因是员工的个人所得税申报表是使用现金制会计编制的。）例如，1 月份发给员工的IRS 表格 W-2、工资和税表报告了 1 月份支付给员工的金额。 12 月 31 日结束的年度。
在对工资核算的解释中，我们将重点介绍一些与联邦和州工资相关的法规，并提供一些政府机构和出版物的链接。我们以公司将记录的样本会计条目作为结尾，以便其财务报表反映会计的权责发生制。
您应该将我们的材料（解释、练习测验、快速测试、成就证书等）视为工资会计的介绍。
会计权责发生制及配比原则
由于公司的财务报表必须反映权责发生制，因此公司的费用应按以下方式报告：
- 当存在因果关系时，将费用与相关收入相匹配。例如，零售商的损益表应与赚取销售收入的会计期间的销售成本（可能已在较早的会计期间购买和支付）相匹配。
- 不存在因果关系但有可以计量的未来价值的，该成本应当在成本用完或届满期间在损益表中列报为费用。
- 如果成本没有未来价值，则应在其发生期间将其报告为费用。
这意味着在零售商的财务报表中，其员工的工资、薪金、佣金、奖金等应按如下方式报告：
- 雇员在当前会计期间赚取的（并因此由零售商产生的）金额应在零售商的当期损益表中报告为费用（即使部分金额将在以后的会计期间支付或已经已在较早的会计期间支付）。
- 雇员赚取的（因此由零售商产生的）但在会计期间的最后时刻尚未支付的金额，必须在零售商的资产负债表上报告为流动负债。
让我们用四个工资单示例来说明这些概念：
- 从 2021 年 12 月 26 日到 12 月 30 日，一家公司雇用一名学生总共工作五天。公司在下一个预定的发薪日，即 2022 年 1 月 5 日签发该学生的工资单。即使支票的日期为 2022 年 1 月 5 日，匹配原则也要求公司在工作完成时在 2021 年 12 月的财务报表中报告费用和负债（并且公司产生了负债）。由于该学生仅在 12 月的最后五天受雇，因此公司在 1 月份不会为该学生支付任何工资或附加福利费用。1 月 5 日发放的薪水只是减少了公司的负债和现金。
- 假设一家公司向其销售经理提供相当于销售额 1% 的年度奖金，将于 2022 年 1 月 15 日支付。奖金金额的计算方法是将2021 年 1 月 1 日至 12 月 31 日的销售额乘以 1%。权责发生制会计基础和相关匹配原则要求公司在销售发生的每个会计期间，在利润表中将销售额的 1%作为红利费用（以及在资产负债表上所欠总金额的负债）报告。 2021. 如果公司违反匹配原则，忽略 2021 年全年（实际发生销售时）的奖金支出，并将整个奖金金额报告为仅一天（2022 年 1 月 15 日）的费用，则每份与 2021 年相关的损益表将报告过多的净收入，而包含 2022 年 1 月 15 日的损益表将报告过少的净收入。配比原则要求与2021年销售额相关的奖金支出与2021年损益表上的2021年销售额相匹配。如果条目记录正确，则日期为 2021 年 12 月 31 日的资产负债表将报告欠销售经理的总奖金金额的流动负债。2022年1月15日（公司派发奖金时）公司不产生费用；相反，这笔付款将减少公司的现金并减少在 2021 年将奖金记录为费用时确定的流动负债。
- 如果员工在 2021 年全年工作，公司有一个假期计划，该计划将在 2022 年提供两周的假期。在 2021 年（员工工作时），公司在其 2021 年损益表中报告假期费用。公司 2021 年 12 月 31 日的资产负债表将报告每位员工已赚取但尚未领取的两周假期工资的流动负债。到 2022 年（当员工休假在 2021 年赚取和支出时），公司将减少其现金和休假负债。
- 一家制造商在 12 月开始运营，并在 12 月生产 1,000 件产品。将 2,000 美元的直接人工成本分配给产品。如果生产的所有产品都在 1 月份售出，那么 2,000 美元的直接人工成本将成为截至 12 月 31 日制造商库存成本的一部分。当这些产品在 1 月份售出时，2,000 美元的人工成本将成为 1 月份销售商品成本的一部分这是一月份损益表的费用。
当您了解工资单和附加福利的会计处理时，请牢记匹配原则。如上述示例所示，公司支付工资或附带福利的日期不一定是公司在其财务报表中报告费用的日期。
员工与非员工
工资核算与公司的员工有关。但是，也有一些非员工也执行公司的一些任务。这里有一些例子：
- 许多日常会计任务由雇员会计师执行，但有些任务由非雇员会计师执行。
- 一些计算机化系统的工作是由员工完成的，但一些计算机任务是由非员工的人执行的。
- 办公室清洁、场地维护和其他任务可能由员工完成，有些可能由非员工完成。
雇主对每个执行任务的人进行正确分类至关重要。一般规则是，如果雇主：
- 有权控制将要完成的任务，并且
- 可以控制如何完成任务
为了进一步指导您，美国国税局 (IRS) 在其出版物 15-A，雇主补充税收指南中提供了详细信息和示例 https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15a.pdf
雇员
当公司有员工时，将涉及以下内容：
- 拥有从美国国税局 (IRS) 获得的雇主识别号码 (EIN )
- 填写美国公民及移民服务局 (USCIS) I-9 表格，为在美国雇用的每个人提供就业资格验证
- 让员工填写IRS 表格 W-4，员工的预扣税证明，员工在该证明上指明他们的联邦所得税预扣税将按单身还是已婚征税，以及他们的免税额
- 记录每位员工的工作时间和收入
- 预扣社会保障税、医疗保险税、所得税和自愿扣除
- 免除工资预扣税和雇主支付的工资税
- 免除自愿扣除
- 发放员工薪水或处理直接存款
- 在 1 月 31 日之前向员工提供IRS W-2 表格、工资和税务报表
- 在 1 月 31 日之前向社会保障局 (SSA)提交 W-2 表格和IRS 表格 W-3，将工资和税务报表传输给社会保障局 (SSA)
- 提交IRS 表格 941，雇主的季度联邦纳税申报表
- 提交IRS 表格 940，雇主的年度联邦失业 (FUTA) 纳税申报表
有关更完整的要求，包括存入工资税、提交工资单和向员工分发表格的关键日期和程序，请参阅以下内容：
- 美国国税局第 15 号出版物（E 号通函），雇主税务指南
- IRS 出版物 15-A，雇主补充税收指南（第 15 号出版物的补充）
- IRS 出版物 15-B，雇主附加福利税务指南
- 您所在州的机构/部门的规章制度
独立承包商
独立承包商通常被称为非雇员。因此，独立承包商不是雇员、企业的独资经营者或业务伙伴。独立承包商通过公司的应付账款系统支付。因此，独立承包商为所提供的服务提交发票，公司发出非工资支票。
如果在一个日历年内支付给独立承包商（非雇员补偿）的金额为 600 美元或更多，则公司必须签发IRS 表格 1099-NEC。但是，如果服务提供商是公司，则不需要 1099-NEC 表。
业主和合伙人
独资经营者是作为独资企业组织的企业的所有者，不被视为雇员或独立承包商。同样，商业伙伴关系的合伙人既不是企业的雇员，也不是独立的承包商。
工资薪金
在工资核算的这一部分中，我们关注公司员工的总收入。
薪水
薪水通常与“白领”工人有关，例如办公室员工、经理、专业人士和高管。受薪雇员通常每半个月支付一次（例如，在每月的第 15 天和最后一天）或每两周一次（例如，每隔一个星期五），他们的薪水通常以年度总额表示，例如“每年 48,000 美元”。“总”金额是指员工在扣缴税款、向 United Way 捐款、储蓄计划等扣缴款项之前所赚取的工资。
由于受薪员工的年收入是指定的，因此他们在每个支付期间的总工资很可能是相同的经常性金额。例如，如果经理的工资是每年 48,000 美元，并且工资是每半个月支付一次，那么经理在 24 个工资期中的每个工资期的总工资将是 2,000 美元。（如果经理每两周支付一次，则 26 个支付期中每个支付期的总工资为 1,846.15 美元。）受薪员工的工作期通常在发薪日结束；例如，1 月 31 日的薪水通常涵盖 1 月 16 日至 31 日的工作期间。如果公司为每个日历月准备财务报表，这对于会计目的很方便。
注意：有时，每两周支付一次的受薪员工会觉得他们被“欺骗”了，因为他们的薪水金额少于每半个月支付一次的受薪员工收到的薪水金额。为了说明这一点，让我们假设每两周支付一次的人每张薪水的总工资为 2,000 美元。该人的朋友每半个月领取一次薪水，每张薪水的总薪水为 2,166.67 美元。双周工资的人认为雇主每两周向其雇员支付工资是为了在每个雇员的每个发薪日节省 116.67 美元。此人不认为每两周发一次薪意味着一年中有 26 份薪水，而每半个月发一次薪的人一年中只有 24 份薪水。. 下图显示，两人今年的工资总额相同：
双周薪员工 = 26份薪水 X $2,000 = $52,000 一年。
半月付薪员工 = 24份薪水 X 2,166.67 美元 = 52,000 美元。
这里有两点可以解释这种误解：
- 如果将一年中的 52 周除以一年中的 12 个月，则一个月平均有 4.333 周（而不是一个月中的 4 周）
- 一年 52 周乘以一周工作 40 小时 =一年工作 2,080 小时。2,080 个工作小时除以一年中的 12 个月 = 一个月大约 173 个工作小时（不是一个月 160 个工作小时）
了解这些要点将有助于计算受薪员工的小时工资率和受薪员工赚取的加班费。
工资
工资通常与生产员工（有时称为“蓝领”工人）、非经理和其他工资取决于工作时间的员工有关。这些员工的工资通常以小时工资总额表示，例如“每小时 13.52 美元”。同样，“总”金额是指员工在扣缴税款、供款和储蓄计划之前的工资。
领取工资的按小时支付的员工通常每周或每两周支付一次。为了确定一个工作期间赚取的总工资，雇主将每个员工的小时费率乘以该员工在工作期间记录的工作小时数。由于为每位员工进行计算需要额外的时间，按小时支付的员工通常会在工作期结束后大约五天收到他们的薪水。
当按小时支付的员工有每周或每两周的工作时间，但公司的财务报表涵盖日历月时，公司将需要在月底准备应计类型的调整分录。如果小时工资是公司支出的重要组成部分，那么公司报告与当月 30 天或 31 天相关的正确工资支出金额至关重要，而不是 4 周工作期间的 28 天。公司的资产负债表还必须报告截至月底欠员工的金额的负债。
“工资”一词的其他用途
虽然许多人使用“工资”一词来表示按小时支付的员工所获得的报酬，但美国国税局 (IRS) 经常使用该词来表示支付给员工的工资、薪水、奖金等。例如，每年缴纳社会保障税的最高金额被称为“年工资限额”。同样，IRS 表格 W-2 的标题是工资和税收声明。
在我们的解释中，支付给员工的奖金和支付给员工的销售佣金将被视为工资或工资的一部分。
