应付账款流程或功能非常重要，因为它涉及公司几乎所有的工资之外的付款。应付账款流程可能由大型公司的应付账款部门、中型公司的小员工、簿记员或小型企业的所有者执行。
无论公司规模大小，应付账款的任务是只支付公司合法且准确的账单和发票。这意味着在将供应商的发票输入会计记录并安排付款之前，发票必须反映：
- 公司订购了什么
- 公司收到了什么
- 适当的单位成本、计算、总计、条款等。
为了保护公司的现金和其他资产，应付账款流程应该有内部控制。内部控制的几个原因是：
- 防止支付欺诈性发票
- 防止支付不准确的发票
- 防止两次支付供应商发票
- 确保所有供应商发票都已入账
公司应定期寻求专业协助以改善其内部控制。
应付账款流程还必须高效和准确，以使公司的财务报表准确和完整。由于复式记帐，供应商发票的遗漏实际上会导致两个帐户报告不正确的金额。例如，如果维修费用没有及时记录：
- 该负债将从资产负债表中删除，并且
- 维修费用将从损益表中扣除。
如果维修的供应商发票被记录两次，也会有两个问题：
- 负债将被夸大，并且
- 维修费用将被夸大。
换句话说，如果应付账款流程没有更新和运行良好，公司管理层和财务报表的其他用户将收到关于公司业绩和财务状况的不准确反馈。
一个运行不善的应付账款流程也可能意味着错过提前支付一些账单的折扣。如果供应商发票到期时未支付，供应商关系可能会紧张。这可能会导致一些供应商要求货到付款。如果发生这种情况，可能会对一家资金紧张的公司产生极端后果。
正如延迟支付账单会导致问题一样，过早支付账单也会导致问题。如果供应商发票提前支付，则可能没有现金可用于在到期日之前支付其他一些账单。
采购订单
公司准备采购订单或采购订单，以准确传达和记录公司从供应商那里订购的内容。采购订单的纸质版本是一个多副本表格，副本分发给几个人。收到 PO 副本的人员或部门包括：
- 要求为商品或服务签发采购订单的人
- 应付账款部
- 接收部门
- 供应商
- 准备采购订单的人
采购订单将注明采购订单编号、准备日期、公司名称、供应商名称、联系人姓名和电话号码、所购买物品的描述、数量、单价、运输方式、所需日期和其他相关信息信息。
三路比赛中会用到一份采购单，后面会讲到。
接收报告
收货报告是公司收到的货物的文件。接收报告可以是纸质表格，也可以是计算机条目。收货报告上显示的货物数量和描述应与公司采购订单上的信息进行比较。
收货报告和采购订单信息核对后，需要与供应商发票进行对比。因此，接收报告是三向匹配中三个文档中的第二个（稍后将讨论）。
供应商发票
供应商或供应商将向赊购商品和/或服务的公司发送发票。收到发票或账单后，客户将其称为供应商发票。每个供应商发票都会发送到应付账款进行处理。发票经过验证和批准后，金额将记入公司的应付账款账户，也将借记到另一个账户（通常作为费用或资产）。
验证供应商发票的常用技术是三向匹配。
三路比赛
应付账款流程通常使用一种称为三向匹配的技术来确保只记录和支付有效且准确的供应商发票。三路匹配包括以下内容：
只有当三个文件中的细节一致时，供应商的发票才会输入应付帐款帐户并安排付款。
当公司指派一名单独的员工承担特定的有限责任时，公司资源的良好内部控制会得到加强。下图说明了涉及应付账款的职责分离（或分离）的概念：
当职责分离时，将需要不止一个不诚实的人从公司偷窃。因此，没有足够员工来划分员工职责的小公司将有更大的盗窃风险。
为了说明三向匹配，我们假设 BuyerCo 的打印机需要 10 个碳粉盒。BuyerCo 向 SupplierCorp 发出了 10 个墨盒的采购订单，每个墨盒 60 美元，这些墨盒将在 10 天内交付。一份 PO 发送给 SupplierCorp，一份给申请墨盒的人，一份给接收部门，一份给应付账款，一份由准备 PO 的人保留。当BuyerCo 收到墨盒时，会准备一份收货报告。
三路匹配涉及比较以下信息：
- 公司采购订单上的描述、数量、成本和条款。
- 收货报告上显示的货物描述和数量。
- 供应商发票上的描述、数量、成本、条款和数学。
确定信息对账后，可以将供应商发票输入负债科目应付账款。输入会计软件的信息将包括发票参考信息（供应商名称或代码、发票编号和日期等）、贷记应付账款的金额、借记的金额和帐户以及付款日期。付款日期取决于发票上显示的条款和公司的付款政策。
最后，文件应盖章或打孔，以表明它们已输入会计系统，从而避免重复付款。
代金券
一些公司使用凭证来记录或“保证”批准过程的完整性。您可以将凭证可视化为用于附加支持文件（采购订单、收货报告、供应商发票等）并记录每个供应商发票或账单的批准、帐号和其他信息的封面。
支付供应商发票后，凭证及其附件（包括签发的支票副本）将存储在已付款凭证/发票文件中。如果涉及纸质文件，办公机器可以在凭证及其附件上打上“PAID”字样。这样做是为了确保不会发生重复付款。
未支付的发票和凭证将被保存在一个开放的文件中。
没有采购订单或接收报告的供应商发票
并非所有供应商发票都有采购订单或收货报告。因此，三路匹配并不总是可能的。例如，一家公司没有向其电力公司发出下个月预先确定的电量的采购订单。电话、天然气、下水道和水、货运等也是如此。
为了履行租赁协议或其他合同，每月还需要付款。示例包括存储设施的月租金、办公室租金、汽车付款、设备租赁、维护协议等。即使这些义务不会有采购订单，但责任不变：只支付合法且准确的金额。
供应商的声明
供应商经常向他们的客户发送报表，以指明仍未支付的金额（按发票编号列出）。收到供应商声明后，应将声明中的详细信息与公司记录进行比较。
公司可以同时收到供应商的发票和报表这一事实意味着存在重复付款的可能性。为了避免重复付款，公司通常制定以下规则：仅从供应商发票付款；永远不要从供应商声明中付款。
