相关费用或资产
公司收到的供应商发票可能涉及以下内容：
- 供应商发票可能是维修或维护服务的账单。供应商的信用条款允许公司在服务日期后 30 天付款。由于维修和保养不会创造更多资产，因此服务成本应作为费用在损益表中报告。在权责发生制会计方法下，费用在服务发生的会计期间（而不是支付期间）报告。其他费用示例包括办公费用，例如电费和电话费、咨询费等。
- 供应商发票可能是购买公司将使用数年的昂贵设备的账单。设备将被记录为资产，并将在公司资产负债表部分的财产、厂房和设备中报告。随着设备的使用，其成本将从资产负债表转移到损益表帐户折旧费用。
- 另一个供应商发票可能是供应商将在未来提供的服务成本的帐单，但必须提前付款。一个常见的例子是保险公司开具的保险费发票，该发票涵盖了公司汽车未来六个月的保险费。公司最初将发票金额借记到流动资产，例如预付费用。随着保险到期，费用将被分配到保险费用中。下表说明了在 12 月支付的 6,000 美元的保险费，但承保范围为以下 1 月 1 日至 6 月 30 日：
这三个示例说明了一些供应商发票将立即记录为费用，而其他发票最初记录为资产。当供应商发票被输入为应付账款的贷方时，需要指示应付账款工作人员要借记的正确账户。一般而言，已用完且没有可计量的未来经济价值的成本会立即记入费用。不动产、厂房和设备的供应商发票不会立即计入费用。相反，成本记录在资产负债表资产账户中，并将在资产的使用寿命期间以增量方式计入费用。最后，预付费用最初记录在流动资产账户中，并在成本到期时分配到费用中。
期末截止
在每个会计期间（年、季度、月、5 周期间等）结束时，重要的是应付账款处理是最新的。如果不是最新的，则会计期间的损益表可能会遗漏一些费用，而会计期末的资产负债表将遗漏一些负债。
在会计期结束后的最初几天，应付账款员工必须仔细检查收到的供应商发票。例如，1 月 6 日收到的 900 美元维修账单可能是 12 月的维修费用和截至 12 月 31 日的负债。1 月 6 日收到的另一份供应商发票可能不是截至 12 月 31 日的义务，实际上是 1 月的费用。
还需要查看尚未与供应商发票匹配的收货报告。如果项目是在 12 月 31 日之前订购和接收的，则必须通过应计类型的调整分录记录截至 12 月 31 日的金额。
注：如果公司有制成品、在制品和原材料的存货，则每个会计期末的正确截止日期会变得更加复杂且通常更为重要。有些货物可能会包含在实际库存盘点中，但成本尚未记录在应付账款和库存或采购账户中。
应计费用和负债
在每个会计期结束时，都会有一些供应商发票和接收报告尚未批准或完全匹配。因此，这些金额不会被输入应付账款账户（以及相关的费用或资产账户）。应审查这些文件，以确定公司在会计期间结束时是否实际发生了负债和费用。
由于权责发生制会计方法要求公司的所有负债和费用必须在财务报表中报告，公司应在每个会计期间结束时准备应计类型的调整分录。此调整分录将贷记应计负债，并将借记适当的费用或其他帐户，以反映已发生但尚未包括在应付帐款中的金额。应计负债中的余额将在应付账款之后立即在资产负债表的当前负债部分报告。
公司每月准备一个反向分录也很常见。冲销分录删除上一期间的应计调整分录，并防止在处理实际供应商发票时可能发生的重复计算费用。
注意：在权责发生制会计法下，即使供应商的发票尚未收到或未完全处理，公司的财务报表也必须报告所有可能且可以计量的费用和负债。
