提前付款折扣与现金需求

一些供应商提供提前付款折扣，例如2/10，净 30。这意味着如果供应商在 10 天内而不是正常的 30 天内付款，买方可以扣除 2% 的欠款。例如，如果买方在 10 天内支付 980 美元，则可以全额结清 1,000 美元的发票金额。在此示例中，买方将比正常到期日提前 20 天付款节省 20 美元（2% X 1,000 美元）。如果买方有机会每 20 天执行一次，则一年中将发生 18 次（365 天除以 20 天 = 18 次）。这意味着公司每年可以节省高达 360 美元（每年 20 美元 X 18 次），只需使用一笔 980 美元的金额。因此，年利率约为 36%（赚取的 360 美元除以使用的 980 美元）。

换个角度看，如果买方必须以每年 6% 的借款利率从银行借款 980 美元，为期 20 天，则 20 天的利息仅为 3.22 美元（980 美元 X 6% X 20/365）。通过向银行支付 3.22 美元的利息，买方将节省支付给卖方 20 美元的费用，因此将获得 16.78 美元的收益（20.00 美元减去 3.22 美元）。如果这种情况在一年内发生 18 次，则每年的净节省约为 301 美元 [16.78 美元 X 18 次；或每年节省 360 美元减去支付给银行的年度利息 59 美元（980 美元 X 6%）]。

提前 20 天支付 1% 的折扣相当于年利率约为 18%。

很明显，拥有足够现金余额或随时可用的信用额度的买家应该利用提前付款折扣。然而，一些买家的现金很少，无法借到额外的钱。这些买家可能明智地放弃提前付款折扣，以避免透支支票账户的风险。一笔透支费用可能高于提前付款折扣。如果透支导致买方的几张支票被退回给卖方，那么透支费用的总额将更大。

如果买方的支票因资金不足而被退回，其供应商可能会担心买方的支付能力。这可能导致一个或多个供应商在交货时要求付款。取消供应商 30 天的信用额度对于资金不足且信用额度已用尽的买家来说可能是毁灭性的。

在到期日之前支付发票之前，请务必考虑贵公司的现金余额和现金需求。

其他

供应商还是员工？

有时，个人会为公司提供服务并提交发票。发票通过应付账款处理，在美国，公司可能需要在次年 1 月向个人签发 IRS 表格 1099-NEC。

虽然公司将个人视为独立承包商，但美国国税局的规则可能规定个人实际上是兼职员工。如果某人被视为雇员，美国国税局要求扣缴工资税并签发 W-2 表格而不是 1099-NEC 表格。

您可以在以下网址了解有关独立承包商和员工之间区别的更多信息www.IRS.gov.

内部控制

为了保护公司的资产，公司必须对发出采购订单、开具支票、将供应商添加到应付账款主供应商文件、分离职责和其他被称为内部控制的保障措施进行各种控制，这一点很重要。

我们建议精通内部控制的专业人员对贵公司的政策和程序进行审查。

分批向供应商付款

为了使应付账款员工有效地运作，仅在每个月的特定日期处理写给供应商的支票是有帮助的。在预先宣布的日子里写支票有望减少对“匆忙”支票的需求，并使应付账款处理更加高效。

销售税和使用税

某些商品和/或服务的购买可能需要缴纳州销售税。如果应销售应税商品或服务（即使来自州外供应商）未支付销售税，则买方可能需要缴纳州使用税。使情况更加复杂的是，根据州法律，某些组织可能同时免征销售税和使用税。

遵守销售税和使用税的责任由每家公司承担。因此，公司必须熟悉其经营所在州的法律。

旅行和娱乐

旅行和娱乐，通常称为 T&E，是另一个需要管理的应付账款领域。在这里，每家公司也必须建立程序和控制，并遵守美国国税局 (IRS) 的规则，这些规则可以在www.IRS.gov.