总分类账账户应付账款或贸易应付账款是流动负债账户，因为所欠金额通常在 10 天、30 天、60 天等内到期。应付账款中的余额通常作为第一项或第二项显示在资产负债表的流动负债部分。（许多公司将一年内到期的应付票据列为第一项。）
作为负债账户，应付账款预计会有贷方余额。因此，贷记分录将增加应付帐款的余额，借记分录将减少余额。
来自赊销商品或服务供应商的账单或发票通常被称为供应商发票。供应商发票在应付帐款帐户中作为贷方输入，从而增加应付帐款中的贷方余额。当公司向供应商付款时，它将通过借方金额减少应付帐款。因此，应付帐款中的正常贷方余额是已记录但尚未支付的供应商发票金额。未付发票有时称为未结发票。
会计软件允许公司根据付款到期日期对其应付账款进行分类。此功能和生成的报告称为应付账款的账龄。
在应付帐款中输入供应商发票
在将供应商发票输入应付帐款之前，应审查和批准发票。原因是供应商发票可能包含错误（数量不正确、价格不正确、数学错误等），并且某些发票可能不合法。
供应商发票获得批准后，发票记录将包括：
- 应付账款的贷方，和
- 至少向另一个帐户借记一次。借方金额通常涉及以下其中一项：
- 费用（维修保养费、广告费、房租费等）
- 预付资产（预付费用、预付保险）
- 固定或工厂资产（设备、固定装置、车辆等）
公司可用于记录交易的帐户列表称为会计科目表.
列出输入会计软件的一组发票的借方帐户和金额的报告称为应付帐款分配。
减少应付账款
当公司支付部分或全部先前记录的供应商发票时，应付帐款中的余额将通过借方条目减少，现金将通过贷方条目减少。
当公司将货物退回给供应商或供应商授予津贴时，应付账款也会被借记。
