调整分录是将公司的会计记录转换为应计制会计的会计日记帐分录。调整日记账分录通常在发布公司财务报表之前进行。
为了证明会计调整分录的必要性，我们假设一家公司于 2021 年 12 月 1 日从其银行借款，并且该公司的会计期间于 12 月 31 日结束。银行贷款指定贷款的第一笔利息到期2022 年 3 月 1 日。这意味着公司截至 12 月 31 日的会计记录不包含公司从 12 月 1 日至 12 月 31 日期间向银行支付 的任何利息。天，但实际支付利息要到 3 月 1 日。）
为使公司 12 月份的损益表准确报告公司的盈利能力，它必须包括公司 12 月份的所有费用，而不仅仅是已支付的费用。同样，为了使公司在 12 月 31 日的资产负债表准确，它必须报告截至资产负债表日所欠利息的负债 。需要进行调整分录，以便将 12 月的利息费用包含在 12 月的损益表中，并将截至 12 月 31 日的利息包含在 12 月 31 日的资产负债表中。调整分录将在 12 月 1 日至 12 月 31 日期间借记利息费用 并贷记应付利息。
另一种需要调整日记账分录的情况是，当金额已记录在公司的会计记录中，但该金额超过当前会计期间时，就会出现这种情况。为了说明这一点，我们假设公司在 2021 年 12 月 1 日向其保险代理人支付了 2,400 美元用于 2021 年 12 月 1 日至 2022 年 5 月 31 日期间的保险保障。这 2,400 美元的交易记录在 12 月 1 日的会计记录中，但金额代表六个月的保险和费用。到 12 月 31 日，1 个月的保险范围和费用已用完或到期。因此，12 月的损益表应仅在保险费用帐户中报告一个月的保险费用 400 美元（2,400 美元除以 6 个月）。12 月 31 日的资产负债表应报告尚未用完的五个月的保险费用。（未用完的成本称为资产预付保险。用完的成本称为过期成本保险费用。）这意味着 12 月 31 日的资产负债表应在资产账户预付保险中报告五个月的保险成本或 2,000 美元（每月 400 美元乘以 5 个月）。由于不太可能以这种方式记录 12 月 1 日的 2,400 美元交易，因此需要在 2021 年 12 月 31 日进行调整分录，以使损益表和资产负债表准确地报告这一点。
调整分录的两个例子都侧重于费用，但调整分录也涉及收入。这将在稍后我们准备调整日记账分录时讨论。
现在我们要强调一些重要的点。
在发布财务报表之前，有两种情况需要调整日记帐分录：
- 某些费用或收入的会计记录中没有任何内容，但这些费用和/或收入确实发生了，并且必须包含在当期的损益表和资产负债表中。
- 会计记录中已经输入了一些内容，但需要在两个或多个会计期间之间分配金额。
调整分录几乎总是涉及
- 资产负债表账户（应付利息、预付保险、应收账款等）和
- 损益表账户（利息费用、保险费用、服务收入等）
